App Mac per la produttività: 7 utility per lavorare meglio (6 sono gratis)

Sul Mac ci sono già tutte le app che servono alla maggior parte delle persone. Ma con poche utility giuste si risparmia tempo ogni giorno: un file cifrato in due clic, un PDF che finalmente entra in un’email, una barra dei menu in ordine.

Queste sono le sette che ho scelto per lavorare meglio. Non sono “le migliori in assoluto”: sono quelle che estendono davvero quello che macOS fa da solo.

Il video è del febbraio 2023. Ho aggiornato l’articolo a settembre 2026 controllando ogni app sul Mac App Store e le funzioni equivalenti sul manuale Apple: alcune cose sono cambiate, e per ogni app ti dico anche come ottenere lo stesso risultato senza installare nulla.

Le sette app a colpo d’occhio

Prezzi e requisiti sono quelli indicati sul Mac App Store al momento dell’aggiornamento.

Encrypto: come si cifra un file sul Mac?

Encrypto è l’app che terrei installata su qualsiasi Mac. Serve quando devi archiviare o inviare un file in modo privato.

Si usa così:

1. trascini un file o una cartella nella finestra dell’app;
2. scrivi una password;
3. premi il pulsante per cifrare.

In pochi secondi ottieni un file protetto con lo standard AES-256: lo apre solo chi conosce la password. Puoi aggiungere un suggerimento che solo il destinatario sa interpretare, così non devi mandargli la password in chiaro.

Due cose utili da sapere, che riporta lo sviluppatore (MacPaw) sulla scheda dell’App Store:

• Encrypto esiste anche per Windows, quindi il file cifrato lo può aprire anche chi non ha un Mac;
• puoi condividere il file direttamente da Mail, AirDrop o Messaggi.

Non ti servirà tutti i giorni. Ma quando devi mandare un documento d’identità o un contratto, è molto meglio di un allegato in chiaro.

L’alternativa già nel Mac

Con Utility Disco puoi creare un’immagine disco codificata: è una specie di cartella protetta da password, in cui trascini i file. Scegli File, Nuova immagine, Immagine vuota, poi un’opzione dal menu Codifica e imposta la password. È più macchinoso di Encrypto e il destinatario deve avere un Mac, ma non richiede altre app.

Hidden Bar: come si mette in ordine la barra dei menu?

Più app installi, più icone compaiono nella barra dei menu. Sui MacBook con la tacca lo spazio è ancora meno. Hidden Bar le nasconde senza toglierle.

Dopo l’installazione compaiono due nuovi elementi nella barra: una linea verticale e una freccia.

1. Tieni premuto Comando e trascina la linea nel punto che preferisci.
2. Tutto quello che sta a destra della linea resta sempre visibile.
3. Tutto quello che sta a sinistra sparisce, e riappare quando fai clic sulla freccia.

Nelle impostazioni puoi far partire l’app all’accensione, scegliere dopo quanti secondi le icone si nascondono di nuovo (da 5 a 60) e assegnare una scorciatoia da tastiera.

Un’avvertenza: sull’App Store l’ultima versione è del giugno 2021. Prima di farci affidamento, verifica che si comporti bene sulla tua versione di macOS.

L’alternativa già nel Mac

Nelle versioni recenti di macOS apri Impostazioni di Sistema, fai clic su Barra dei menu e spunta solo i controlli che vuoi vedere. Per togliere un’icona al volo, trascinala fuori dalla barra tenendo premuto Comando. I controlli che usi meno puoi tenerli in Centro di Controllo: fai clic sulla sua icona, scegli “Modifica controlli” e trascinali dentro o fuori.

La differenza è questa: macOS toglie le icone, Hidden Bar le nasconde e te le ridà con un clic.

Pure Paste: come si incolla senza formattazione?

Copi una frase da un sito, la incolli in un’email e ti ritrovi con caratteri, colori e dimensioni diversi. Pure Paste risolve il problema alla radice: vive nella barra dei menu e toglie la formattazione dal testo che copi.

Cosa fa di preciso:

• elimina font, colori, grassetti, link e tabelle dal testo copiato;
• non tocca file e immagini;
• ignora quello che copi dai gestori di password, per sicurezza;
• può lavorare in automatico oppure solo quando lo chiedi tu.

Nelle versioni recenti ha aggiunto altre opzioni: escludere alcune app, conservare i link, togliere i parametri di tracciamento dagli indirizzi web e i caratteri invisibili. Si può usare anche dentro i Comandi Rapidi del Mac.

Cosa è cambiato: quando ho girato il video Pure Paste era gratuita. Oggi sul Mac App Store è a pagamento e richiede macOS 26 o successivo.

L’alternativa già nel Mac

La scorciatoia è Opzione-Maiuscole-Comando-V. Apple la chiama “Incolla e mantieni lo stile”: il testo incollato prende lo stile di quello che ha intorno.

Il limite è che non funziona allo stesso modo in tutte le app. Se incolli testo decine di volte al giorno, l’app vale la spesa; se ti capita ogni tanto, la scorciatoia basta.

MenubarX: a cosa serve un sito nella barra dei menu?

MenubarX è un piccolo browser che vive nella barra dei menu. Ti permette di aggiungere una pagina web come se fosse un’icona di sistema, sempre a portata di clic.

1. Fai clic sull’icona di MenubarX nella barra dei menu.
2. Apri la pagina che ti interessa nel browser integrato.
3. Aggiungila alla barra: comparirà una nuova icona con il logo del sito.

Da quel momento un clic apre il sito in una finestrella a discesa. Puoi decidere ogni quanto la pagina si aggiorna e in che formato vederla: come su iPhone, su iPad o in versione da scrivania.

Gli usi più comodi:

• un player musicale web, come quello di Spotify, senza installare l’app dedicata;
• una pagina da tenere d’occhio mentre lavori, senza aprire il browser e cercarla tra i pannelli.

L’app è gratuita, con una versione Pro come acquisto in-app. Oggi richiede macOS 14 o successivo.

Nel video lo mostro con il feed di un social network. Funziona, ma tienine conto: avere il feed a un clic di distanza è anche un modo rapido per distrarsi. Sulle interruzioni ho scritto le abitudini che rallentano il lavoro sul Mac.

L’alternativa già nel Mac

Da macOS Sonoma 14, Safari può salvare qualsiasi pagina come app web: apri il sito e scegli File, Aggiungi al Dock. L’app web ha la sua icona, funziona separata da Safari e può mostrare le notifiche. Sta nel Dock e non nella barra dei menu, ma per molti siti è sufficiente.

Lightweight PDF: come si riduce il peso di un PDF?

Un documento scansionato può pesare decine di megabyte: occupa spazio e non parte per email. Lightweight PDF ha un’interfaccia ridotta all’osso: trascini il PDF nella finestra e in un istante lo ritrovi alleggerito.

Lo sviluppatore dichiara una riduzione fino al 90% sui documenti scansionati. La compressione avviene sul Mac, senza caricare il file online: conta, se il documento è riservato.

Due avvertenze:

• il file originale viene sovrascritto con la versione compressa. Se vuoi conservarlo, lavora su una copia;
• la versione gratuita oggi ha un limite di cinque compressioni al giorno. Per un uso saltuario bastano.

L’alternativa già nel Mac

In Anteprima apri il PDF, scegli File, Esporta, poi nel menu “Filtro Quartz” seleziona “Riduci dimensioni file” e salva. Apple avverte che il PDF compresso può risultare di qualità inferiore all’originale: controlla che il testo resti leggibile.

Se con i PDF ci lavori tutti i giorni, tra modifiche, firme e moduli, ti serve uno strumento più completo: ho raccontato il mio in l’editor PDF con AI che uso.

Cleaner One: serve un’app per pulire il Mac?

Cleaner One è un’app di Trend Micro per la pulizia del disco. Per funzioni è simile a prodotti più famosi, con un’interfaccia semplice.

Le funzioni che ho usato nella versione gratuita:

La mappa dei dischi è la funzione più immediata: capisci a colpo d’occhio quale cartella si sta mangiando il disco.

Nel video cito anche le funzioni a pagamento: ricerca dei file duplicati, delle foto simili e disinstallazione completa delle app.

Il mio consiglio è di usarla con criterio. Guarda cosa propone di eliminare prima di confermare, e non aspettarti miracoli sulla velocità: se il Mac è lento, le cause di solito sono altre, e le trovi in come velocizzare un Mac lento.

L’alternativa già nel Mac

Vai in Impostazioni di Sistema, Generali, Spazio di archiviazione. Trovi quanto occupa ogni categoria e alcuni consigli: archiviare su iCloud, ottimizzare l’archiviazione, svuotare il Cestino in automatico dopo 30 giorni.

C’è un dettaglio che pochi conoscono. Apple scrive che, quando serve spazio, macOS cancella da solo le cache e i log che si possono eliminare in sicurezza, compresi i download interrotti e i file temporanei. Una parte della “pulizia” il sistema la fa già.

Poolsuite FM: la musica per concentrarsi

L’ultima è la più leggera. Poolsuite FM è un player musicale che sembra uscito da un computer degli anni Novanta: chi ricorda Winamp si sentirà a casa.

Trasmette in streaming canali di musica selezionata, dal sapore estivo: l’effetto è quello di lavorare in riva al mare. Scegli un canale, premi play e non ci pensi più.

Non è uno strumento di produttività in senso stretto. Ma una colonna sonora già pronta, senza una libreria da gestire, è un modo semplice per rendere più piacevoli le ore al computer.

Da quale app conviene partire?

Dipende da cosa ti fa perdere tempo oggi.

Un buon criterio: prova prima la funzione già presente in macOS. Se la usi spesso e ti sta stretta, installa l’app.

Tre regole prima di installare un’utility

1. Scarica dal Mac App Store o dal sito dello sviluppatore. Tutte le app di questo articolo sono sullo store di Apple.
2. Guarda la data dell’ultimo aggiornamento. Un’app ferma da anni può smettere di funzionare al prossimo macOS.
3. Controlla i permessi che chiede. Un’app che pulisce il disco o legge gli appunti ha accesso a dati delicati: concedili solo a sviluppatori di cui ti fidi.

Sul tema dei permessi e delle protezioni di macOS ho scritto le impostazioni di sicurezza da attivare sul Mac.

Fonti

Le schede ufficiali del Mac App Store e le pagine del supporto Apple che ho usato per verificare e aggiornare questo articolo:

• Encrypto sul Mac App Store
• Hidden Bar sul Mac App Store
• Pure Paste sul Mac App Store
• MenubarX sul Mac App Store
• Lightweight PDF sul Mac App Store
• Cleaner One sul Mac App Store
• Poolsuite FM sull’App Store
• Abbreviazioni da tastiera del Mac
• Scoprire di più su scrivania, barra dei menu e Dock
• Modificare rapidamente le impostazioni di Centro di Controllo
• Ridurre le dimensioni di un PDF in Anteprima sul Mac
• Creare un’immagine disco con Utility Disco sul Mac
• Ottimizza lo spazio di archiviazione sul Mac
• Utilizzare le app web di Safari su Mac

Domande frequenti