Il tempo sulle email si perde in tre punti: saltare da un account all'altro, riscrivere sempre le stesse risposte e cercare il tono giusto. Si recupera con una casella unica per tutti gli account, modelli di testo per i messaggi ripetitivi e l'AI per le risposte semplici, il cambio di tono e le traduzioni. Io lo faccio con eM Client, disponibile per Mac, Windows, Android e iOS, gratuito per uso personale.
Il video completo, dal canale YouTube di Manuel Diamanti.
Trasparenza. Il video è stato realizzato in collaborazione con eM Client. Alcuni link in questa pagina sono link di affiliazione: se acquisti passando da lì ricevo una commissione, senza costi in più per te.
Se lavori in proprio conosci la scena. Hai l’email personale, quella di lavoro, magari quella di un progetto secondario o di un cliente che ti ha dato un indirizzo dedicato. Ogni mattina apri tre schede, tre interfacce, tre flussi separati, e i primi dieci minuti sono già andati.
Io ho deciso che doveva cambiare. Qui ti racconto il sistema che ho messo in piedi per dimezzare il tempo che passo sulla posta, e lo strumento con cui lo faccio.
Il video è del luglio 2026. Ho ampliato l’articolo a ottobre 2026 con i dati del sito del produttore: le differenze tra le licenze, le funzioni che nel video non ho mostrato e una tabella per capire quale versione ti serve.
Dove si perde davvero il tempo con le email?
In tre punti, sempre gli stessi.
Troppi account. Ogni casella è un posto diverso da controllare. E capita sempre il momento del “aspetta, quell’email l’avevo ricevuta sull’altro indirizzo”.
Email ripetitive. Conferme d’ordine, risposte alle richieste di preventivo, messaggi dopo una call. Ogni volta si riscrive da zero, o si va a cercare quella mandata due mesi prima per copiarla e modificarla.
Il tempo per formulare. Il tono deve essere giusto, il messaggio chiaro. E se il cliente è straniero, bisogna anche tradurre e sperare che suoni professionale.
Il problema non è che sei lento. È che gli strumenti che usi non ti aiutano.
Cos’è eM Client?
È un programma di posta che riunisce tutti gli account in un’unica interfaccia. Il video da cui nasce questo articolo è sponsorizzato da eM Client, e lo dico subito: ho accettato la collaborazione perché risolve esattamente i tre problemi qui sopra.
Non è “Gmail, ma sul desktop”. È uno strumento di produttività che parte dalla posta, e mi ha fatto risparmiare tempo dal primo giorno. Funziona su Mac, Windows, Android e iOS, e si collega a Gmail, Outlook, iCloud e a qualsiasi provider IMAP.
eM Client
- Tutti gli account in una sola casella
- Profili separati per lavoro e vita privata
- Risposte, tono e traduzioni con AI
- Gratuito per uso personale
- Per il lavoro serve la licenza a pagamento
- Le bozze dell’AI vanno sempre rilette
- Con un solo account è superfluo
Come si vedono tutti gli account in una sola casella?
La prima funzione che cambia la giornata si chiama Tutta la posta in arrivo.
Tutti gli account stanno in una sola schermata, in un unico flusso ordinato per data. Niente più tre schede aperte, niente più dubbi su dove sia arrivato un messaggio. Apri il programma e vedi tutto quello che c’è da leggere.
Come si tengono separati lavoro e vita privata?
Unire non vuol dire mescolare. Con i Profili separi i contesti: lavoro, personale, progetto secondario.
Ogni profilo ha:
- la sua firma;
- la sua disposizione dell’interfaccia;
- le sue cartelle in evidenza.
Passi da uno all’altro con un clic: stesso programma, due esperienze diverse. Per chi segue più attività è la combinazione giusta: la panoramica completa quando serve, la separazione netta quando ci si deve concentrare.
Cosa fa l’AI con le email?
È la parte più interessante, e si divide in quattro funzioni.
| Funzione | Cosa fa | Quando la uso |
|---|---|---|
| Risposta con AI | Genera una bozza di risposta dal contenuto del messaggio | Email semplici che portano via cinque minuti l’una |
| Generazione del testo | Trasforma due righe di appunti in un’email completa | Riepilogo dopo una call |
| Cambio di tono | Riscrive il testo in un altro registro | Risposte scritte di getto |
| Traduzione | Traduce l’email senza uscire dal programma | Clienti e partner stranieri |
Risposta con AI
Arriva l’email di un cliente che chiede un aggiornamento, o di un fornitore che vuole una conferma. Invece di scrivere, clicchi sul pulsante della risposta con AI.
Il programma analizza il messaggio e prepara una risposta che tiene conto di quello che ti è stato scritto: non un modello generico. Puoi scegliere il tipo di risposta (standard, un ringraziamento, un “non mi interessa”, un “giro la richiesta a un’altra persona”) e correggere il tono prima di inviare.
La uso per le email che non richiedono un ragionamento ma che, una dopo l’altra, si mangiano la mattina. Cinque minuti per quindici email al giorno fanno più di un’ora.
Dal promemoria all’email completa
Hai appena chiuso una call e devi mandare il riepilogo. Scrivi i punti chiave in due righe, scegli tono e lunghezza, e l’AI genera un’email completa e ordinata.
Funziona anche al contrario: un’email troppo lunga si può accorciare tenendo i punti essenziali, una troppo secca si può allungare.
Cambio di tono
È una funzione sottile, ma preziosa. Hai risposto di getto a un cliente che ti ha fatto innervosire. Prima di inviare qualcosa di cui ti pentiresti, selezioni il testo e cambi il tono: il contenuto resta, il registro diventa professionale.
Traduzione integrata
Scrivi in italiano, selezioni la traduzione e l’email esce nella lingua che ti serve. Senza copiare e incollare in un traduttore e senza sistemare di nuovo la formattazione.
Una nota di metodo: l’AI prepara una bozza, non decide al posto tuo. Leggi sempre prima di inviare, soprattutto quando ci sono date, cifre e impegni.
Puoi provare queste funzioni sulle tue email: scarica eM Client, la prova dura 30 giorni con tutto attivo.
Come smettere di riscrivere le stesse email?
Ci sono messaggi così ripetitivi che l’intelligenza artificiale non serve nemmeno. Servono i modelli.
I modelli di testo rapidi permettono di salvare i blocchi che usi spesso e inserirli in qualsiasi email con una scorciatoia. Qualche esempio:
- la risposta standard a una richiesta di preventivo;
- le coordinate bancarie;
- le istruzioni che mandi a ogni nuovo cliente;
- il messaggio di conferma di un appuntamento.
Scrivi una volta, usi per sempre. Sulla carta non è una funzione rivoluzionaria, ma è quella che fa risparmiare più tempo a piccole dosi. E a fine settimana i minuti si sommano.
Come si smista la posta più in fretta?
Con le Azioni rapide, che applicano lo stesso principio allo smistamento: archiviare, spostare, assegnare una categoria con un solo clic, invece di trascinare e cercare la cartella giusta.
Si combinano con le scorciatoie da tastiera: una per spostare un’email nella cartella giusta senza toccare il mouse, una per saltare direttamente alla cartella che ti serve.
Se ogni giorno passi decine di messaggi, la differenza tra tre clic e un tasto è enorme.
C’è altro oltre alla posta?
Sì. Dentro eM Client ci sono anche:
- un calendario, sincronizzato con Google Calendar, Outlook e iCloud;
- la rubrica dei contatti;
- attività e note;
- una chat che supporta più piattaforme.
In pratica, quello che di solito è sparso tra cinque app sta in un solo programma. Io mi sono concentrato sulla posta perché è lì che si perde più tempo.
Se vuoi vedere tutto questo in un unico programma, prova eM Client gratis.
Quali altre funzioni fanno risparmiare tempo?
Nel video mi sono fermato a quelle che uso di più. Nell’elenco ufficiale del programma ce ne sono altre che vanno nella stessa direzione.
| Funzione | A cosa serve |
|---|---|
| Annulla invio | Ferma un’email appena spedita, se ti accorgi di un errore |
| Invio programmato | Scrivi adesso, parte all’ora che scegli |
| Posticipo dei messaggi | Fa sparire un’email e la ripresenta quando puoi occupartene |
| Monitora per risposta | Ti segnala se a un messaggio non è arrivata risposta |
| Regole | Smistano la posta da sole, sul computer o sul server |
| Risposte automatiche | Per le assenze |
| Rilevamento dei pixel di tracciamento | Ti avvisa se chi scrive sta controllando se hai aperto l’email |
| Crittografia PGP e S/MIME | Per i messaggi riservati |
| Backup e rimozione dei duplicati | Per tenere al sicuro e in ordine l’archivio |
Le due che consiglio di attivare subito sono l’annullamento dell’invio e il monitoraggio delle risposte: la prima salva dalle figuracce, la seconda evita di dimenticare chi non ha risposto a un preventivo.
Per chi lavora in Italia c’è un punto in più: il produttore ha una pagina dedicata alla compatibilità con la PEC, la posta elettronica certificata. Se la usi ogni giorno, leggila prima di decidere.
Quale licenza serve?
Non scrivo i prezzi, che cambiano. Le differenze tra le licenze invece sono queste, secondo il sito del produttore.
| Gratuita | Personal | Business | |
|---|---|---|---|
| Uso | Solo personale, non commerciale | Solo personale | Aziendale |
| Indirizzi email | 2 | Illimitati | Illimitati |
| Dispositivi | — | Fino a 3, per un utente | Licenza per dispositivo |
| Funzioni di AI | Con componente aggiuntivo | Con componente aggiuntivo; incluso nell’abbonamento | Con componente aggiuntivo; incluso nell’abbonamento |
| Assistenza | Forum degli utenti | Supporto VIP | Supporto VIP |
Altre tre cose utili da sapere:
- la licenza gratuita richiede una registrazione;
- le licenze a pagamento si possono prendere in abbonamento annuale o con pagamento una tantum;
- le app per iPhone e Android sono gratuite e non richiedono licenza.
In pratica: se hai più di due indirizzi, o usi la posta per lavoro, la gratuita non è la tua. Usa i 30 giorni di prova con tutto attivo per capire se il metodo funziona per te, poi scegli. Il confronto completo delle funzioni comprese in ogni licenza è nella pagina dei prezzi del produttore.
Il mio metodo in cinque regole
Lo strumento aiuta, ma è il modo di usarlo che taglia il tempo. Io faccio così:
- Una sola casella da aprire, con tutti gli account dentro.
- Profili separati per non vedere il lavoro quando non serve.
- Un modello per ogni email scritta più di due volte.
- AI per le risposte semplici, sempre rilette.
- Smistamento con un tasto: ogni messaggio letto viene archiviato, spostato o trasformato in un’attività.
Vale la pena? Per chi lo consiglio
Sì, se sei un freelance o un professionista con più indirizzi, se scrivi spesso le stesse risposte, o se hai clienti stranieri e traduci ogni messaggio a mano.
Probabilmente no, se hai un solo account e ricevi poche email al giorno: il programma di posta che hai già ti basta.
Le email non spariranno: fanno parte del lavoro. Ma il tempo per gestirle si può tagliare. C’è una prova gratuita di 30 giorni con tutte le funzioni e, per uso personale, una licenza gratuita.
eM Client
Se ti interessa togliere altre interruzioni dalla giornata, leggi anche come ho affidato il telefono a un assistente AI.
Fonti
Le pagine del produttore che ho usato per verificare licenze e funzioni:
Domande frequenti
Come si gestiscono più account email in un solo programma?
Con un client di posta che li riunisce. In eM Client la vista Tutta la posta in arrivo mostra i messaggi di tutti gli account in un unico elenco in ordine di tempo.
eM Client funziona con Gmail, Outlook e iCloud?
Sì, si sincronizza con Gmail, Outlook, iCloud e con qualsiasi provider che usi IMAP.
eM Client è gratuito?
Esiste una licenza gratuita per uso personale e non commerciale, con un massimo di due indirizzi email. Per il lavoro c'è una licenza a pagamento, con una prova gratuita di 30 giorni con tutte le funzioni attive.
Su quali dispositivi è disponibile?
Su Mac, Windows, Android e iOS.
L'AI risponde alle email da sola?
No. Genera una bozza a partire dal contenuto del messaggio ricevuto: la leggi, la correggi se serve e sei tu a inviarla.
Posso tenere separate le email di lavoro e quelle personali?
Sì, con i profili: ognuno ha la sua firma, la sua disposizione e le sue cartelle in evidenza, e si passa dall'uno all'altro con un clic.
A cosa servono i modelli di testo?
A salvare i blocchi che scrivi spesso, come la risposta a un preventivo o le coordinate bancarie, e inserirli in un'email con una scorciatoia.
Quanti account si possono usare con la licenza gratuita di eM Client?
Due indirizzi email, e solo per uso personale e non commerciale. Le licenze a pagamento non hanno limiti sul numero di indirizzi.
eM Client funziona con la PEC?
Il produttore ha una pagina dedicata alla compatibilità con la posta elettronica certificata: conviene leggerla prima di configurare la propria casella.
Si può annullare l'invio di un'email in eM Client?
Sì. Tra le funzioni del programma ci sono l'annullamento dell'invio e l'invio programmato a un orario scelto.
Le app di eM Client per telefono si pagano?
No. Secondo il produttore le versioni per Android e iOS sono gratuite e non richiedono una licenza.
Manuel Diamanti
Videomaker e creator. Su YouTube spiego Mac, AI e produttività a 22.300 persone, e provo di persona ogni prodotto di cui scrivo.
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